Meeting-Dokumentation für vertrauliche Besprechungen

✔ Bereits im Einsatz für Organisationen mit sensiblen Daten

✔ mehr Zeit bei maximaler Datensicherheit.

Swoop Meeting bietet eine sichere, DSGVO-konforme Meeting-Dokumentation für Behörden, Träger und Unternehmen. Vertrauliche Besprechungen automatisch dokumentieren – sicher, DSGVO-konform und ohne (US-)Cloud. Lade einfach die Videoaufzeichnung deiner Besprechung / Telko hoch. Unsere lokale KI erstellt automatisch ein vollständiges Protokoll, prägnante Zusammenfassungen und strukturierte Aufgabenlisten. Die gesamte Verarbeitung erfolgt auf sicherer Infrastruktur – ohne Datenabfluss an internationale Cloud-Anbieter. Gemeinsam  definieren wir Aufbau, Inhalte und Struktur der Auswertung – passend zu  Prozessen und Dokumentationspflichten.

Demo vereinbaren

Video hochladen. Dokumentation erhalten. Sicher arbeiten.

  • 🛡️ DSGVO-konform

    nach europäischen Datenschutzstandards

  • 🔐 Vertrauliche Daten

    Für sensible Besprechungsinhalte entwickelt

  • 🚫☁️ Keine US-Cloud

    Keine Datenübertragung an US-Anbieter

  • 👥 Kontrollierter Zugriff

    Nur autorisierte Personen erhalten Zugriff

  • 🇩🇪 Deutsche Infrastruktur

    Hosting in Deutschland

  • 📄 AV-Vertrag verfügbar

    Auftragsverarbeitungsvertrag inklusive

Meetings kosten Zeit – besonders die Nachbereitung

⭐⭐⭐⭐⭐ Bis zu 80 % weniger Nachbereitungsaufwand

Besprechungen sind schnell durchgeführt, die eigentliche Arbeit beginnt jedoch danach: Protokolle erstellen, Aufgaben festhalten und Informationen an Beteiligte weitergeben. Gerade bei vertraulichen Inhalten entsteht ein hoher manueller Aufwand. Aus einer 90-Minuten-Besprechung entstehen oft weitere 30–60 Minuten Dokumentationsarbeit.Typische Herausforderungen:

✔ 📝 Manuelle Protokolle erstellen: Wichtige Inhalte müssen nachträglich dokumentiert werden.

✔ ⏱️ Hoher Zeitaufwand: Mitarbeitende verbringen viel Zeit mit der Nachbereitung.

✔ 📌 Aufgaben gehen verloren: Verantwortlichkeiten und Fristen werden nicht sauber festgehalten.

✔ 🔒 Datenschutzrisiken: Viele KI-Lösungen übertragen sensible Daten an externe Cloud-Anbieter.

So funktioniert es (3 Schritte)

Ideal für

  • Steuerberater

    Mandanten- und Beratungsgespräche

  • Anwaltskanzleien

    Vertrauliche Mandanten- und Fallbesprechungen

  • Kommunen

    Sitzungen, Arbeitsgruppen

  • Bildungsträger

    Team-, Projekt- und Abstimmungsgespräche

  • Sozialträger

    Sensible Fall- und Teambesprechungen

  • Unternehmensberatungen

    Kundenmeetings, Workshops

FAQ

Alle Daten werden ausschließlich in Ihrer Nextcloud gespeichert. Es erfolgt keine Speicherung bei externen Cloud-Anbietern.

Zugriff haben ausschließlich autorisierte Mitarbeitende von SWOOP sowie der jeweilige Auftraggeber.

Nein. Daten werden grundsätzlich nicht für Trainingszwecke verwendet. Eine Nutzung ist ausschließlich nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers möglich.

Originaldaten können jederzeit durch den Auftraggeber in der Nextcloud gelöscht werden. Sicherungskopien verbleiben zusätzlich für einen definierten Zeitraum in den Backups.

Ja. Für alle Kunden stellen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß DSGVO bereit.

Klassischerweise mp4  (Audiospuren können verschieden Formate haben)

Das hägt nur vom Speichermedium ab (Nextcloud).

Ja.

Aktuell werden Deutsch und Englisch akzeptiert. Auch Gemischt.

Zusammen mit unsern Kunden definieren wir die Templates der Ausgabe

Das ist aktuell nicht vorgesehen.